Éditions Sorman

En comptabilité publique, du fait du principe de séparation des fonctions de l’ordonnateur et du comptable public, l’émission d’un titre de recette exécutoire n’est pas immédiatement suivie de l’encaissement des sommes dues. En effet, le comptable public est en charge du recouvrement des titres, mais il appartient aux services communaux de fournir les informations nécessaires à la poursuite des tiers récalcitrants. Par conséquent, la gestion des tiers revêt une importance primordiale pour que le comptable public réussisse ses missions de recouvrement. Pour cela, il doit :
- disposer de données identiques dans les référentiels (logiciel de gestion financière) de la commune et dans ceux du comptable public (Hélios) afin de renseigner sans ambiguïté les redevables ;
- disposer de données fiables permettant d'échanger avec les référentiels fiscaux afin d'actualiser les informations administratives (changement d'adresse, état civil...) et les transmettre à la commune via le "PES retour recettes" ;
Intérêt : ces échanges entre la commune et le comptable public permettent d’identifier un employeur valide et de faciliter les poursuites en cas de non-paiement.
Ainsi, aux fins d’améliorer le recouvrement des sommes dues à la commune, les services communaux doivent veiller à la qualité des informations transmises au travers des flux (titres/mandats) car ces données alimentent, en grande partie, la qualité du référentiel tiers dans Hélios, tant pour les informations concernant les entreprises que pour celles concernant le particuliers.

Concernant les particuliers
– Renseigner la civilité (M - Mme - Mme ou M - Mme et M) ;
– ne pas mettre la civilité dans la zone réservée au nom ;
– le nom ne doit pas comporter de caractères parasites et doit être correctement orthographié ;
– un et un seul prénom à renseigner obligatoirement (pas d'espace vide, ni de détournement pour y renseigner autre chose qu’un prénom) ;
– favoriser et systématiser la transmission de la date de naissance sous format jj/mm/aaaa ;
– transmettre le département et la commune de naissance (né en France) ou le pays de naissance s'ils sont connus ;
– éviter les précisions de situation ("veuf", "succession").

Attention : les civilités « Mme ou M » et « Mme et M » ne doivent pas donner lieu à l’identification de tiers avec deux noms et prénoms dans les champs "Nom" et "Prénom". De plus, les services communaux ne doivent pas identifier un tiers par un seul nom et un seul prénom.
Ils ne doivent utiliser les civilités « Mme ou M » et « Mme et M » que dans le cadre de l'émission des titres de recette dus par des débiteurs solidaires en raison du lien marital qui les unit (dettes contractées pendant le mariage).

Concernant les entreprises
– Identifier un professionnel par la raison sociale, par le nom commercial ou par le sigle (pas d'espace entre chaque caractère du sigle) ;
– saisir le n° SIRET.

Quelle que soit la nature du débiteur (particulier ou entreprise)
– Utiliser une adresse à la norme postale AFNOR (identification précise et complète en toutes lettres de l’adresse, cohérence du code postal avec la ville) ;
– le libellé de l'adresse ne peut excéder 32 caractères : au delà, utiliser des abréviations aux normes AFNOR (ALL pour allée - BD pour boulevard - AV pour avenue...), mettre les initiales des prénoms, supprimer les particules.
Ex : 45 boulevard du Maréchal Jean de Lattre de Tassigny = 45 BD DU MAL J LATTRE TASSIGNY ;
– saisir en majuscule, sans accent, ni caractère spécial ;
– être vigilant sur les espaces (pas d'espace au début du champ, pas de double espace entre deux mots…) ;
– ne pas mettre de point entre les lettres (ex : EDF et non pas, E.D.F.).

Olivier Mathieu le 01 septembre 2021 - n°120 de La Lettre des Finances des communes de moins de 2000 habitants