Éditions Sorman

Les services communaux doivent attribuer un numéro d’inventaire au plus tard à l’émission du mandat d'acquisition du bien. Chaque fiche inventaire ne peut retracer la « vie » que d’un seul bien pour un seul type de compte. En effet, la commune ne peut pas créer une fiche inventaire pour des lignes de mandats d’imputations différentes, ni attribuer deux numéros d’inventaire différents pour suivre une même immobilisation en cours devenue définitive.

Une fiche inventaire identifiée par un numéro d’inventaire ne peut porter qu’un seul compte par nature. Un numéro d’inventaire attribué ne peut en aucun cas faire l’objet d’une seconde attribution pour une autre immobilisation ; de même, un numéro d’inventaire utilisé pour une immobilisation cédée ne peut pas être attribué.
Comment numéroter une fiche inventaire. Les services communaux disposent d’une relative liberté dans l’attribution du numéro. Ils ont toutefois intérêt à garder une continuité dans les numéros attribués, d’où la nécessité d’avoir une réflexion préalable à l’attribution.
Précision : l’attribution de numéros d’inventaire n’est aucunement liée au numéro de comptes par nature de l’immobilisation ; les services ne doivent pas débuter, par exemple, l’attribution de numéros d’inventaire par les subdivisions comptables des immobilisations incorporelles (compte 20). Ils peuvent, en revanche, préciser dans ce numéro des indications des localisations géographiques ou encore attribuer des numéros spécifiques au niveau de l’inventaire physique afin d’assurer un suivi particulier de certaines immobilisations, d’un niveau plus fin que le suivi de l’inventaire comptable.
La DGFiP a constaté 3 modalités de suivi de l’inventaire dans les communes :
1) affectation d’un même numéro inventaire pour des lignes de mandats d’imputation différente : dans ce cas précis, le flux inventaire émis par la commune porte pour une même fiche inventaire (même numéro inventaire définitif) plusieurs imputations comptables.
2) Affectation de 2 numéros d’inventaire pour suivre d’une part les travaux en cours et d’autre part l'intégration (compte 23) du bien à une imputation définitive (compte 21). Dans ce cas, la commune procède au suivi des immobilisations en cours sur un certain nombre de fiches et sur d’autres fiches, les immobilisations définitives.
3) Une fiche par bien et par type de compte. Conseil : c’est cette dernière méthode qu’il convient de privilégier car c’est la seule qui est réglementaire et dispose d’un numéro regroupant l’ensemble des éléments caractérisant la vie d’une immobilisation. Les services communaux doivent distinguer : les biens individualisables, les biens acquis par lot, les biens de faible valeur, les fonds documentaires, et certains cas particuliers tels que les travaux en cours, les travaux en régie ainsi que les adjonctions de biens.
Source : DGFiP

Marc GIRAUD le 01 juin 2015 - n°52 de La Lettre des Finances des communes de moins de 2000 habitants