Éditions Sorman

Le maire doit autoriser les dépenses payées sans mandatement préalable (taxes et redevances de télécommunications, quittances d'eau et d'électricité, annuités de prêts...), par la signature d’une convention. Le fournisseur avise le comptable de l'échéance ; à cette date, le comptable impute la dépense à la subdivision intéressée du compte 4721 « Dépenses réglées sans mandatement préalable ». Il en avise, par l’envoi d’un état, les services communaux qui doivent émettre, dès que possible et en tout état de cause avant la clôture de l'exercice, le mandat de régularisation.
Avant l'exécution de l'opération, le comptable public procède aux contrôles qui lui incombent (notamment contrôle de la disponibilité des crédits budgétaires, de la transmission préalable de l'autorisation de prélèvements, de l'existence des fonds disponibles...).

Les éléments de la convention tripartite

1 – L’identification des parties. La convention reprend l’identité du maire, du créancier (le fournisseur) et du comptable public.

2 – L’objet de la convention. La convention a pour objet de fixer les modalités de règlement d’un contrat ou d’un marché par prélèvement sur le compte Banque de France indiqué par le comptable de la collectivité ; la commune doit préciser la nature du contrat ou du marché concerné par cette procédure de prélèvement. La convention peut préciser également que tout nouveau contrat signé en cours d’année et relatif au règlement de cette catégorie de dépense par prélèvement entre dans le champ de la convention, sauf s’il est soumis à des clauses particulières.

3 – La mise en œuvre du prélèvement. Le créancier de la commune établit une autorisation de prélèvement à faire signer par le comptable public titulaire du compte BDF (Banque de France). Ce dernier signe cette autorisation et la retourne signée accompagnée de son RIB automatisé Banque de France au créancier qui se charge de la faire parvenir à la Banque de France.

4 – La réalisation des prélèvements : périodicité, montant et contestation. La convention doit faire référence à un échéancier de prélèvements que la commune doit y annexer. Les prélèvements seront effectués conformément à ou aux échéancier(s) joint(s).
Remarque : cette information permet à l'ordonnateur :
- de s’assurer de la disponibilité des fonds pour la date d'échéance du prélèvement ;
- en cas de désaccord sur l'opération, de réagir auprès du créancier ou du comptable avant que le prélèvement ne soit effectué.
Le maire transmet cette information au comptable (selon des modalités à préciser, au moins pour le dernier prélèvement …..).
Attention : en tout état de cause, le comptable public dispose toujours, après la réalisation du prélèvement sur son compte BDF, de la faculté de rejeter l'opération au titre de l'un des motifs prévus par la réglementation interbancaire ou prévu au contrat de prélèvement.

5 – Les obligations de l’ordonnateur et du comptable public. Lorsque la dépense prévue dans la convention n’est pas réglementairement autorisée à être payée sans mandatement préalable, le maire signe et transmet à la signature puis, à chaque début d’année, un mandat global d’un montant estimatif basé sur les dépenses réalisées au cours de l’exercice précédent autorisant ainsi le comptable à payer cette dépense, suivant les termes de la convention. En parallèle, le maire transmet un document au comptable indiquant le montant en euros du mandat global émis. Ce document sera annexé à la convention, chaque année.
Attention : en cas d’absence de crédits budgétaires ou de trésorerie, le comptable public peut dénoncer la convention et supprimer les autorisations de prélèvements.

6 – La durée de la convention. Les services communaux doivent préciser la durée du contrat.

7 – La dénonciation de la convention. La commune doit prévoir la possibilité de dénoncer la convention par anticipation (par exemple avec préavis d’un mois) ; cette résiliation est réalisée par une des parties sur simple notification recommandée avec accusé de réception, pour mettre fin au paiement par prélèvement des biens ou services rendus par le fournisseur. La dénonciation de la convention entraîne la suppression des autorisations de prélèvements.

8 – Les signatures. La convention doit être signée par le créancier, le maire et le comptable public.

Voir le modèle de convention format pdf

Ludovic Vigreux le 01 juin 2011 - n°8 de La Lettre des Finances des communes de moins de 2000 habitants