Éditions Sorman

La durée de conservation des archives dépend de la période dite « d’utilité administrative » qui recouvre les deux premiers âges des archives (courantes et intermédiaires). Matériellement, ces deux âges peuvent se traduire par un déplacement des documents entre le bureau de l’agent traitant la comptabilité et un local de préarchivage, plus éloigné de ce bureau.
Réglementairement, la durée d’utilité administrative correspond à celle de conservation comme archives intermédiaires. Rappelons que les documents qui (art. R. 212-11, Code du patrimoine) ont cessé d’être considérés comme archives courantes et qui ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de sélection et d’élimination, sont considérés comme archives intermédiaires.
Les services communaux doivent les conserver au sein de la mairie.
La commune doit définir par accord avec le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l’architecture (art. R. 212-13, Code du patrimoine) :
1° La durée d’utilisation comme archives courantes ;
2° La durée de conservation comme archives intermédiaires ;
3° La destination définitive à l’issue de la période de conservation comme archives intermédiaires, à savoir : l’élimination immédiate ou à terme, intégrale ou partielle, avec ou sans sélection, le versement, à titre d’archives définitives, la conservation par la collectivité.

Qu’il s’agisse de documents originaux format « papier » ou électroniques, la durée de conservation ne change pas :
- 10 ans pour les bordereaux de mandats et de titres ;
- 10 ans pour les pièces justificatives : factures, bons de commande, pièces de marchés, délibérations… ;
- 1 an pour les flux PES ;
- 1 an pour les accusés de réception (ACK) et de non réception (NACK).

Attention : les services communaux doivent s’assurer que la conservation des pièces électroniques soit durable et que leur intégrité soit respectée.

Conseil : afin d’assurer cette durabilité et cette intégrité, ils ont intérêt à privilégier un format ouvert pour archiver électroniquement ces données. Le Service Interministériel des Archives de France indique qu’un format ouvert est légalement exempté de droits d’utilisation et que sa description est publique. Un format libre est un format accessible et interopérable. C’est par exemple le cas de celui du “PDF” car, toujours selon le Service Interministériel des Archives de France, ses spécifications sont libres d’accès et son propriétaire Adobe, société de droit privée, autorise des programmes tiers à réutiliser son format.

Source : Guide sur l’archivage applicable aux ordonnateurs et aux comptables publics dans le cadre de la dématérialisation – ministère de l’Action et des Comptes Publics ; Service Interministériel des Archives de France.

Olivier Mathieu le 02 mai 2025 - n°161 de La Lettre des Finances des communes de moins de 2000 habitants